Jak wybrać dostawcę rozwiązań do weryfikacji klientów i kontrahentów w procesach AML i KYC?

Weryfikacja klientów, kontrahentów i ich beneficjentów rzeczywistych jest jednym z obszarów w procesach AML i KYC, w których jakość wykorzystywanych narzędzi ma bezpośrednie przełożenie na rzetelność, wiarygodność i bezpieczeństwo realizacji obowiązków przez instytucję obowiązaną. Fakt korzystania z jakiegoś systemu AML lub KYC nie oznacza, że rozwiązanie odpowiada wszystkim wymaganiom prawnym i potrzebom konkretnej organizacji.

Dlatego wyboru dostawcy nie warto ograniczać do porównania funkcjonalności, ceny czy deklarowanej liczby źródeł danych. Równie istotne są między innymi jakość i aktualność danych, możliwość zweryfikowania konkretnego trafienia, kompletność śladu audytowego, bezpieczeństwo, sposób przetwarzania danych osobowych, ciągłość działania oraz warunki umowy.

Wszystkie te kryteria mogą służyć nie tylko przy wyborze nowego dostawcy, są też praktyczną listą kontrolną dla firm, które już korzystają z narzędzi AML i KYC. Warto regularnie sprawdzać, czy dane rozwiązanie wciąż spełnia kluczowe wymagania dotyczące weryfikacji klientów, kontrahentów i beneficjentów rzeczywistych.

Poniżej przedstawiamy 11 obszarów, które warto przeanalizować przed wyborem dostawcy – oraz okresowo w trakcie współpracy.

Checklista: kluczowe kryteria wyboru dostawcy narzędzi AML i KYC

1. Zakres, źródła i ograniczenia danych.
2. Aktualność, jakość i integralność danych.
3. Skuteczność wyszukiwania i weryfikacji trafień.
4. Audytowalność, raporty i dokumentowanie wyników.
5. RODO i zarządzanie danymi osobowymi.
6. Bezpieczeństwo danych i niezależna weryfikacja zabezpieczeń.
7. Odporność operacyjna i ciągłość działania.
8. Umowa, DORA, podwykonawcy i możliwość rezygnacji.
9. Integracja, sposób dostarczenia i skalowalność.
10. Dokumentacja techniczna i zarządzanie zmianą.
11. Kompetencje, wsparcie i stabilność dostawcy.

1. Zakres, źródła i ograniczenia danych

Podstawowym pytaniem powinno być nie to, ile danych oferuje dostawca. Znacznie ważniejsze jest, jakiego rodzaju są to dane, skąd pochodzą, czy są zweryfikowane i zharmonizowane, a także czy pozwalają właściwie zrozumieć wynik weryfikacji.

W zależności od potrzeb konkretnej organizacji, rozwiązanie wspierające procesy AML i KYC powinno dawać dostęp między innymi do informacji dotyczących:

• list sankcyjnych krajowych, europejskich, a nawet światowych,
• osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP),
• członków rodzin i bliskich współpracowników osób o statusie PEP (RCA),
• ostrzeżeń publicznych, takich ostrzeżenia KNF czy ostrzeżenia EURO-BOZON,
• rejestrów publicznych, w tym CRBR, rejestr dostawców i wydawców usług płatniczych czy rejestr działalności w zakresie walut wirtualnych,
• adverse media, czyli danych, które wskazują na udział osób lub podmiotów w nielegalnych lub nieetycznych działaniach.

Warto przy tym dokładnie sprawdzić charakter źródeł wykorzystywanych przez dostawcę systemu AML i KYC. Istotne są kraj i język źródła, informacja o tym, czy dane mają charakter pierwotny czy pochodny, podstawa ich publikacji oraz prawa do korzystania z danych.

Znaczenie ma również zakres przeszukiwania baz. Należy zweryfikować, czy rozwiązanie obejmuje odpowiedni zakres podmiotów i osób, beneficjentów rzeczywistych oraz danych historycznych.

Równie ważne jest jasne przedstawienie przez dostawcę ograniczeń usługi. Transparentność w tym zakresie pozwala ocenić, czego system rzeczywiście dostarcza, a czego nie należy od niego oczekiwać.

W praktyce szczególnie wartościowe są rozwiązania bazujące na oficjalnych źródłach – rejestrach, oficjalnych listach i innych informacjach publicznych. Jednocześnie dodatkowe źródła mogą być potrzebne do właściwego zrozumienia kontekstu konkretnego wyniku. Kluczowe jest jednak, aby informacje kontekstowe rzeczywiście wspierały proces weryfikacji, a nie utrudniały analizy przez podawanie nadmiaru nieistotnych danych.

W iAML przykładamy bardzo dużą wagę do tego, aby nasze narzędzia, umowy i dokumenty zawierały wszystkie te elementy, dając użytkownikom pewność jakości, przejrzystości, zrozumiałości, dokładności i rzetelności procesów AML i KYC. Pełne 100% danych w bazach iAML pochodzi z oficjalnych, zweryfikowanych źródeł.

2. Aktualność, jakość i integralność danych

Nawet szeroki zakres źródeł nie będzie wystarczający, jeżeli dane nie są odpowiednio aktualne i kontrolowane. Przy ocenie dostawcy rozwiązań AML i KYC należy więc sprawdzić również:

• jak często aktualizowane i odświeżane są poszczególne bazy,
• czy system wskazuje znacznik czasu ostatniej aktualizacji,
• jakie obowiązują SLA (Service Level Agreement) dotyczące aktualizacji,
• w jaki sposób kontrolowana jest kompletność i poprawność danych,
• jak obsługiwane są duplikaty i błędy,
• czy możliwe jest rejestrowanie i obsługa korekt,
• czy dostępna jest historia wprowadzanych w bazach zmian,
• czy można pobierać zarówno pełne, jak i przyrostowe zestawy danych,
• czy dostawca monitoruje nieudane aktualizacje.

Istotna jest nie tylko sama deklaracja, że baza jest „aktualizowana na bieżąco”. Dostawca powinien mieć możliwość ustalenia, kiedy dane zostały ostatnio zaktualizowane i jakie mechanizmy są stosowane w przypadku problemów z aktualizacją.

Warto również zwrócić uwagę na możliwość odtworzenia stanu danych historycznych i historii zmian. Ma to znaczenie wszędzie tam, gdzie po czasie konieczne jest wyjaśnienie, na podstawie jakich informacji przeprowadzono konkretną weryfikację i podjęto konkretne decyzje.

Gdy potencjalni klienci i obecni użytkownicy korzystający z narzędzi iAML pytają o wszystkie te kwestie, jesteśmy w stanie dostarczyć dokumentację szczegółowo prezentującą sposób zarządzania aktualnością, jakością, kompletnością i integralnością danych wykorzystywanych w naszych rozwiązaniach.

3. Skuteczność wyszukiwania i weryfikacji trafień

Dobre narzędzie wspierające screening klientów i kontrahentów w procesach AML i KYC powinno pomagać znaleźć rzeczywiste dopasowania, a jednocześnie ograniczać liczbę wyników, które wymagają niepotrzebnej ręcznej analizy. Dlatego należy sprawdzić, czy rozważany lub już używany system obsługuje między innymi:

• wyszukiwanie przybliżone,
• aliasy,
• transliterację,
• różne warianty pisowni,
• identyfikatory,
• rozpoznawanie tej samej osoby lub podmiotu mimo różnic w sposobie zapisu.

Istotnym elementem jest w tym wypadku ograniczanie fałszywych trafień, ponieważ samo wskazanie potencjalnego dopasowania nie przesądza jeszcze o jego rzeczywistej zgodności. Użytkownik musi mieć zatem możliwość oceny, czy znaleziony wynik rzeczywiście dotyczy weryfikowanej osoby lub podmiotu.

Dlatego przy wyborze dostawcy warto zwrócić uwagę na możliwość konfiguracji progów, reguł i poziomów ryzyka. Znaczenie ma również sposób prezentowania samego trafienia – jasny, zrozumiały, wyjaśniany. Użytkownik powinien mieć dostęp do kontekstu wyniku, informacji o jego źródle, linku, uzasadnienia oraz możliwości przeprowadzenia weryfikacji przez człowieka.

Ważne są także testy skuteczności. Dostawca powinien być w stanie wykazać działanie rozwiązania na rzeczywistych lub reprezentatywnych danych, a nie ograniczać się wyłącznie do prezentacji deklarowanych funkcjonalności.

W tym obszarze świetnie widać, jak skutecznie i rzetelnie narzędzia iAML wspierają proces weryfikacji – nie generują tylko listy potencjalnych dopasowań, ale pomagają udowodnić wyniki, ocenić każde z trafień i uzasadnić dalsze decyzje podejmowane na podstawie dokonanego wyszukiwania. I dotyczy to każdego z setek tysięcy wyszukiwań realizowanych w iAML każdego dnia.

4. Audytowalność, raporty i dokumentowanie wyników

Weryfikacja klientów, kontrahentów i beneficjentów rzeczywistych zawsze powinna pozostawiać po sobie możliwy do odtworzenia ślad audytowy, który ma ogromne znaczenie nie tylko dla działalności operacyjnej firmy, ale też w razie ewentualnej kontroli nadzorcy. Dlatego dostawca systemu AML i KYC powinien zapewniać pełną audytowalność procesu. W szczególności warto sprawdzić, czy wynik weryfikacji zawiera informacje takie jak:

• konkretne wprowadzone do systemu zapytanie,
• data przeprowadzenia weryfikacji,
• użytkownik dokonujący sprawdzenia,
• wersja bazy, uzyskany wynik i źródło danych.

Równie ważna jest możliwość wygenerowania dokumentacji potwierdzającej wyszukiwanie i trafienie. Przydatne mogą być raporty w formacie PDF oraz eksporty danych w formatach takich jak CSV czy JSON.

Szczególne znaczenie ma możliwość odtworzenia wyniku po czasie. Jeżeli organizacja musi wyjaśnić, dlaczego w określonym momencie podjęła konkretną decyzję, powinna mieć dostęp do informacji odpowiadających stanowi danych z tamtego okresu. W praktyce może to oznaczać możliwość korzystania z plików lub danych z określonego dnia.

Należy również sprawdzić zasady retencji dokumentacji obowiązujące u danego dostawcy oraz łatwość jej udostępnienia audytorowi lub organowi nadzoru. Dokumentacja powinna nie tylko wykazać, że weryfikacja została wykonana, ale również wyjaśnić, na jakiej podstawie uzyskano i oceniono dany wynik.

Zapewnienie takiej maksymalnie transparentnej rozliczalności, audytowalności i możliwości dokumentowania jest w iAML jednym z podstawowych kryteriów projektowania wszystkich dokumentów, raportów, funkcjonalności i interfejsów tworzących narzędzia iAML.

5. RODO i zarządzanie danymi osobowymi

Systemy wykorzystywane w procesach AML i KYC często operują na danych osobowych, dlatego ocena dostawcy powinna obejmować również sposób ich przetwarzania.

W pierwszej kolejności należy prawidłowo określić role poszczególnych stron i dostosować do nich dalsze działania. Co istotne, jeżeli dostawca działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe, konieczne jest odpowiednie uregulowanie tej relacji, w tym zawarcie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Kolejnymi ważnymi obszarami, które należy sprawdzić, są:

• gdzie dane są przetwarzane, a gdzie przechowywane,
• z jakich podwykonawców korzysta dostawca,
• czy występują transfery danych poza EOG,
• jak długo dane są przechowywane,
• jakie są zasady ich usuwania,
• czy stosowana jest pseudonimizacja lub anonimizacja,
• w jaki sposób dostawca wspiera realizację praw osób,
• jak obsługiwane są incydenty związane z danymi,
• czy dostawca wspiera ocenę skutków incydentów dla ochrony danych.

W procesach AML i KYC trudno mówić o skutecznej weryfikacji klientów i kontrahentów bez przetwarzania ich danych osobowych. Jednocześnie fakt, że dana informacja jest potrzebna do realizacji obowiązków AML, nie oznacza, że można pozyskać ją z dowolnego źródła i w dowolny sposób. Użytkownicy rozwiązań AML i KYC muszą umieć w razie kontroli odpowiedzieć na pytanie: “Skąd dokładnie pochodzi dana informacja i czy można to rzetelnie udokumentować?”.

Jeżeli w procesach AML i KYC korzystasz z zewnętrznych baz danych, zapytaj swojego dostawcę:

• z jakich źródeł pochodzą jego dane,
• czy każde źródło dla każdej danej można udokumentować,
• czy do rekordów przypisane są informacje dotyczące obowiązku informacyjnego,
• czy w przypadku kontroli możesz wykazać, skąd pochodzi konkretny rekord.

Sama informacja, że dostawca spełnia wymagania RODO, nie powinna zastępować analizy konkretnych zasad przetwarzania danych. Ważne jest przedłożenie przez dostawcę deklaracji dotyczącej rzeczywistych rozwiązań organizacyjnych i technicznych.

Rozwiązania iAML rygorystycznie spełniają wszystkie prawne, organizacyjne i techniczne wymagania dotyczące bezpiecznego i uzasadnionego zarządzania danymi osobowymi, tak aby klienci mieli pewność właściwej ochrony danych osobowych – i możemy to udowodnić odpowiednią dokumentacją. Zapewniamy, że 100% danych w bazach iAML jest zgodnych z przepisami RODO.

6. Bezpieczeństwo danych i niezależna weryfikacja zabezpieczeń

Bezpieczeństwo systemu AML i KYC powinno być oceniane zarówno na podstawie zastosowanych przez dostawcę mechanizmów technicznych, prawnych i organizacyjnych, ale też na bazie wyników niezależnej weryfikacji ich funkcjonowania. W ramach oceny dostawcy warto sprawdzić między innymi aspekty takie jak:

• kontrola dostępu,
• uwierzytelnianie wieloskładnikowe,
• szyfrowanie,
• sposób logowania,
• zarządzanie podatnościami i ryzykami,
• bezpieczny cykl wytwarzania oprogramowania,
• przeprowadzanie testów penetracyjnych,
• przeglądy techniczne,
• niezależne audyty.

Dodatkowym elementem analizy oferty dostawcy mogą być certyfikaty i atestacje, takie jak ISO 27001, ISO 22301 czy SOC 2. Należy jednak sprawdzić nie tylko sam fakt posiadania certyfikatu, ale również jego zakres i aktualność. Certyfikat powinien być jednak dokumentem wspierającym ocenę dostawcy, a nie jedynym kryterium wyboru. Sama nazwa standardu nie odpowiada bowiem na wszystkie pytania dotyczące konkretnej usługi, jej zakresu czy sposobu działania.

Warto również ustalić, jak dostawca postępuje w przypadku wykrycia niezgodności lub nieprawidłowości działania systemu oraz w jaki sposób i w jakim czasie je usuwa.

Rozwiązania iAML wypełniają wszystkie te kryteria, łącznie z regularną weryfikacją zabezpieczeń w formie niezależnych audytów, a także posiadaniem certyfikatów ISO/IEC 27001 oraz ISO 22301 w celu zapewnienia wysokiego poziomu bezpieczeństwa przetwarzania danych oraz zarządzania ciągłością działania w ramach oferowanych usług.

7. Odporność operacyjna i ciągłość działania

Nawet dobrze zaprojektowane narzędzie nie będzie użyteczne, jeżeli usługa jest niedostępna w momencie, w którym organizacja chce przeprowadzić transakcję lub podpisać umowę i musi w tym celu przeprowadzić weryfikację klienta lub kontrahenta. Dlatego zawsze dostawcę systemów AML i KYC należy przeanalizować w obszarach takich jak:

• dostępność usługi,
• parametry SLA,
• wykonywanie kopii zapasowych,
• redundancja,
• wskaźniki RTO i RPO w ciągłości działania i odzyskiwaniu danych,
• testy odtworzeniowe,
• plany ciągłości działania,
• plany odtwarzania po awarii,
• procedury reagowania na incydenty,
• terminy powiadamiania o incydentach,
• wydajność usługi w okresach zwiększonego obciążenia.

Szczególnie istotne jest sprawdzenie, czy deklarowane mechanizmy ciągłości działania są testowane. Samo posiadanie procedury lub planu nie jest tym samym co sprawdzenie możliwości jego zastosowania w praktyce.

Przed podpisaniem umowy warto dodatkowo ustalić nie tylko, jak często usługa jest dostępna w normalnych warunkach, ale także jak dostawca radzi sobie z sytuacjami awaryjnymi i zwiększonym obciążeniem.

Klienci iAML mogą polegać na oferowanych przez nas rozwiązaniach – na przykład dostępność do usług (SLA) w skali roku w wypadku iAML wynosi ponad 99,9%, co oznacza, że klienci mogą korzystać z usługi praktycznie bez przerw – usługa jest dostępna przez ponad 364 dni w roku, a łączny czas jej niedostępności nie przekracza rocznie około 8 godzin i 46 minut.

8. Umowa, DORA, podwykonawcy i możliwość rezygnacji

Ocena dostawcy nie kończy się na jakości baz, funkcjonalnościach czy bezpieczeństwie systemu. Bardzo istotne są również zapisy umowne i zasady zarządzania relacją klienta z dostawcą. Umowa powinna dokładnie określać między innymi:

• zakres oferowanej usługi,
• lokalizację przetwarzania i przechowywania danych,
• SLA, czyli gwarantowany poziom dostępności usługi,
• odpowiedzialność stron,
• zasady korzystania przez dostawcę z podwykonawców,
• obowiązek informowania o zmianach w łańcuchu podwykonawców.

W kontekście współpracy dostawcy z podwykonawcami, warto również zweryfikować prawa dostawcy do dostępu, kontroli i audytu danych i systemów oraz sposób wsparcia klienta przy incydentach.

W przypadku podmiotów objętych wymaganiami DORA znaczenie ma również możliwość uzyskania informacji potrzebnych do oceny dostawcy oraz prowadzenia odpowiedniego rejestru informacji DORA. Trzeba odpowiedzieć sobie na pytania, czy usługa jest wykorzystywana do realizacji procesów krytycznych lub istotnych dla działalności firmy oraz czy korzystanie z danego dostawcy może prowadzić do nadmiernej koncentracji usług u jednego dostawcy oraz zależności od jednego dostawcy lub grupy dostawców. W konsekwencji – czy dany dostawca spełnia wymogi dostawcy krytycznego.

Kolejnym elementem, który bywa pomijany na etapie wyboru dostawcy, jest możliwość i sposób zakończenia współpracy. Dobrze przygotowana współpraca z dostawcą powinna uwzględniać nie tylko scenariusz korzystania z usługi, ale również sytuację, w której trzeba ją zmienić, zakończyć lub przenieść dane do innego rozwiązania. A zatem już na początku relacji warto ustalić zasady między innymi zwrotu lub usunięcia danych, przenoszalności danych, okresu przejściowego czy planu migracji.

Narzędzia i dokumenty iAML zostały zaprojektowane z uwzględnieniem powyższych wymagań, wspierając zarządzanie relacjami z klientami na najwyższym poziomie. Ponadto, rozwiązania iAML spełniają wszystkie wymagania potrzebne do tego, aby móc uznać iAML jako dostawcę krytycznego zgodnie z DORA.

9. Integracja, sposób dostarczenia i skalowalność

Nawet rozwiązanie spełniające wymagania merytoryczne może być trudne w wykorzystaniu, jeżeli nie odpowiada sposobowi pracy organizacji. Dlatego przed wyborem dostawcy należy sprawdzić także dostępne sposoby korzystania z jego usługi, a w szczególności:

• czy z narzędzi można korzystać przez aplikację webową, czyli bez kupowania dodatkowego sprzętu lub specjalnego oprogramowania,
• czy z systemem można przez API połączyć inne rozwiązania używane w firmie, aby zintegrować działania i oszczędzać czas,
• czy dostawca zapewnia dostęp do plików z baz danych – zarówno z danymi aktualnymi, jak również historycznymi,
• czy istnieje możliwość pobierania danych pełnych i przyrostowych i czy obsługiwane są formaty plików CSV, JSON i PDF,
• czy w oferowanym rozwiązaniu jest opcja masowej weryfikacji plików, co znacząco przyspiesza proces screeningu dużych wolumenów danych.

W przypadku organizacji korzystających z wielu systemów warto sprawdzić możliwości automatyzacji i dalszych integracji, w tym integracji z rozwiązaniami takimi jak GUS BIR czy CRBR. Przydatne są także środowiska testowe oferowane przez dostawcę, które pozwalają zweryfikować poprawność integracji przed jej uruchomieniem produkcyjnym.

Celem każdego biznesu jest rozwój, a więc decydując się na współpracę z dostawcą systemu AML i KYC warto poświęcić też chwilę na sprawdzenie możliwości skalowania usługi, w tym parametrów i ograniczeń odnoszących się do liczby użytkowników, dostępnego wolumenu zapytań, limitów API, maksymalnej wielkości plików, a także oczekiwanego czasu odpowiedzi.

Ze skalowalnością usług nieodłącznie wiąże się też kwestia zarządzania użytkownikami – jakie są dostępne role i dostęp u danego dostawcy czy jakie uprawnienia i w jaki sposób można przypisywać poszczególnym osobom korzystającym z rozwiązania.

Narzędzia iAML spełniają wszystkie te wymagania, a ich elastyczność, możliwości integracji i skalowania pozwalają na sprawne wykorzystanie rozwiązania zarówno przy obecnej skali działalności firmy, jak i w miarę jej dalszego rozwoju.

10. Dokumentacja techniczna i zarządzanie zmianą

Podstawowym pytaniem w tym zakresie powinno być nie to, czy dostawca posiada dokumentację techniczną. Znacznie ważniejsze jest, czy jest ona kompletna, zrozumiała, praktyczna, aktualna i pozwala właściwie zrozumieć sposób działania systemu, jego integrację oraz podstawy wyników uzyskiwanych w procesach weryfikacji na potrzeby AML i KYC. Narzędzia AML i KYC powinny mieć między innymi:

• dokumentację API,
• słownik danych,
• opis metodologii dopasowania,
• opis architektury i przepływu danych,
• opis wymagań wdrożeniowych i integracyjnych,
• rejestr zmian, wersjonowanie i ne zasady wycofywania funkcji i kompatybilności wstecznej,
• plan rozwoju technologii oraz zasady powiadamiania o zmianach, które mogą mieć wpływ na sposób korzystania z rozwiązania lub jego integrację.

Istotne jest przy tym, aby dokumentacja pozwalała nie tylko korzystać z systemu, ale również zrozumieć, w jaki sposób działa on w praktyce. W procesach AML i KYC ma to szczególne znaczenie, ponieważ organizacja powinna być w stanie wyjaśnić podstawy decyzji podjętych na podstawie danych i wyników dostarczonych przez system.

W iAML przykładamy bardzo dużą wagę do jakości, kompletności i aktualności dokumentacji technicznej oraz przejrzystego zarządzania zmianą. Dzięki temu użytkownicy naszych rozwiązań mogą nie tylko prawidłowo zintegrować i wykorzystywać nasze narzędzia, ale również zrozumieć ich działanie i wyjaśnić wyniki procesów AML i KYC w razie na przykład ewentualnej kontroli.

11. Kompetencje, wsparcie i stabilność dostawcy

Można pokusić się o stwierdzenie, że właściwie każdy dostawca zapewnia jakieś wsparcie techniczne. Pytanie jednak, jakiej jest ono jakości, w jakiej formie się odbywa, kto wspiera klientów i użytkowników, czy dostawca i jego zespół posiadają odpowiednie kompetencje (w zakresie prawa, biznesu, organizacji, technologii, procesów, AML, CFT, KYC) i mogą realnie wspierać klientów w zrozumieniu wyników analiz, wdrożeniu rozwiązania oraz realizacji obowiązków związanych z procesami AML.

Dostawca powinien zatem zapewniać między innymi:

• wsparcie merytoryczne (m.in. prawo, AML) oraz pomoc wdrożeniową (m.in. technologia, procesy), w tym transfer wiedzy pozwalający użytkownikom dokładnie zrozumieć wynik weryfikacji lub przyczynę umieszczenia danego wyniku w bazie,
• szkolenia, które pozwolą użytkownikom m.in. dogłębnie zrozumieć funkcjonowanie systemu i właściwie stosować go w swojej codziennej pracy,
• jasno określone zasady eskalacji problemów oraz odpowiednie czasy reakcji, aby użytkownicy wiedzieli, jak zgłaszać i rozwiązywać problemy oraz w jakim czasie dostawca powinien na nie zareagować,
• stabilność organizacyjną i finansową, pozwalającą pozytywnie ocenić zdolność dostawcy do długoterminowego świadczenia usługi, w tym do rozwoju i skalowalności,
• informacje dotyczące historii incydentów i przeprowadzanych audytów, które pozwalają ocenić, jak dostawca zarządza bezpieczeństwem i jakością świadczonych usług,
• okresową ocenę dostawcy, świadczonej usługi oraz łańcucha podwykonawców, czyli wyniki regularnego sprawdzania, czy dostawca, świadczona przez niego usługa oraz zaangażowani podwykonawcy spełniają wymagania i zapewniają odpowiedni poziom bezpieczeństwa i jakości,
• wsparcie merytoryczne AML w zakresie przygotowania lub audytu dokumentacji AML, którą – zgodnie z obowiązującymi przepisami – musi posiadać i stosować każda instytucja obowiązana.

Istotne jest przy tym, aby dostawca nie ograniczał swojej roli wyłącznie do zapewnienia dostępu do systemu. W obowiązkach, które organ nadzoru stawia przed Instytucją obowiązaną, dostawca powinien stanowić realne wsparcie merytoryczne i praktyczne.

Szczególnie wartościowa jest możliwość skorzystania ze wsparcia dostawcy również w sytuacjach wymagających dodatkowego wyjaśnienia lub podczas kontroli. Istotne jest, aby dostawca był w stanie asystować Instytucji obowiązanej i wspierać ją w wyjaśnieniu sposobu działania rozwiązania oraz wykorzystywanych danych.

iAML zapewnia nie tylko dostęp do narzędzi AML i KYC, ale również merytoryczne wsparcie na każdym etapie i na każdym poziomie procesów AML. Wspieramy instytucje obowiązane w realizacji obowiązków AML, przygotowaniu i audycie dokumentacji, wyjaśnianiu wyników oraz podczas kontroli, łącząc kompetencje technologiczne z praktyczną wiedzą.

FAQ na temat wyboru dostawcy rozwiązań do weryfikacji klientów i kontrahentów w procesach AML i KYC

1. Jak sprawdzić, czy dostawca będzie odpowiednim partnerem na dłużej?

Warto spojrzeć nie tylko na samo narzędzie i jego skalowalność, ale również na sposób współpracy z dostawcą. Istotne są m.in. wsparcie przy wdrożeniu, codzienna pomoc, obsługa techniczna, rozwój produktu, opcje dostosowania oferty do zmieniających się potrzeb firmy, ekspertyza i kompetencje dostawcy, a także szybkość i sposób reagowania na zmiany wymagań prawnych i biznesowych.

Jeśli rozważasz dłuższą współpracę z iAML, zapewniamy pełne wsparcie wdrożeniowe, kompletną dokumentację, bieżącą pomoc helpdesku i dostęp do wciąż rozwijanych narzędzi, które spełniają najbardziej restrykcyjne wymagania stawiane przez bankami, podmiotami finansowymi i instytucjami obowiązanymi. Napisz do nas, by otrzymać wszystkie niezbędne informacje na temat współpracy!

2. Jak przygotować swoją firmę do wdrożenia systemu AML lub KYC?

Przed wdrożeniem warto zdefiniować, jakie procesy będą realizowane z użyciem nowego narzędzia, kto będzie z niego korzystał i w jakim zakresie, z jakimi systemami powinno ono być zintegrowane, przez kogo i w jaki sposób. Dobrze przygotowany zakres wdrożenia pozwala ograniczyć czas potrzebny na uruchomienie rozwiązania i uniknąć dodatkowych prac po jego rozpoczęciu.

Z narzędzi iAML korzysta już ponad 1000 instytucji obowiązanych, w tym około 200 korporacji. Wszystkie one otrzymały od zespołu iAML pełne wsparcie na etapie przygotowania do wdrożenia, aby wdrożenie przebiegło bezproblemowo, a rozwiązanie realnie pomagało w codziennej pracy zespołu, oszczędzając czas i zwiększając rzetelność analiz i bezpieczeństwo danych. Skontaktuj się z nami i zapytaj o referencje!

3. Co warto ustalić z dostawcą przed podpisaniem umowy?

Przed rozpoczęciem współpracy warto jasno i szczegółowo określić między innymi zakres usługi, zasady wsparcia, odpowiedzialność stron, warunki korzystania z danych oraz sposób obsługi zmian i zakończenia współpracy. Pozwala to uniknąć niejasności, nieporozumień i dodatkowych kosztów w trakcie korzystania z rozwiązania.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o ofercie iAML, skontaktuj się z nami – przygotujemy wszystkie informacje i dokumenty potrzebne do podjęcia decyzji o współpracy, w tym umowę, NDA, specyfikacje, zasady współpracy i inne (zależnie od indywidualnej sytuacji, wymagań i potrzeb).

4. Czy zmiana dostawcy rozwiązania z obszaru AML i KYC jest trudna?

Jeśli obecny dostawca nie spełnia wymogów, warto rozważyć zmianę partnera, ponieważ migracja nie musi być problematyczna i kosztowna. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie procesu zmiany, w tym przeniesienie danych, konfiguracji i dotychczasowych procesów oraz zapewnienie ciągłości działania usługi. W tej sytuacji warto już na etapie wyboru dostawcy ustalić, jak wygląda migracja do i od danego rozwiązania.

Zespół iAML jest do Twojej dyspozycji, aby migracja przebiegła szybko, sprawnie i bezpiecznie. Za nami wiele takich projektów, wiemy zatem, na co zwrócić szczególną uwagę podczas zmiany systemu AML i KYC. Porozmawiajmy więc o tym, jak można jeszcze bardziej usprawnić i poprawić jakość procesów AML i KYC w Twojej firmie!

5. Czy przed wyborem dostawcy warto przeprowadzić test rozwiązania?

Jak najbardziej tak. Dostęp testowy pozwala sprawdzić rozwiązanie w warunkach zbliżonych do rzeczywistej pracy i zweryfikować, czy odpowiada ono oczekiwaniom użytkowników. To także dobry moment na wychwycenie tematów, o których warto porozmawiać z dostawcą podczas dalszych rozmów o współpracy.

Narzędzia iAML są dostępne dla wszystkich zainteresowanych firm w formie dostępu testowego do aplikacji webowej, w której można przeprowadzić screening klientów i kontrahentów, sprawdzić trafność wyszukiwań i zobaczyć raport z wynikami. Skontaktuj się z nami i zamów bezpłatny dostęp testowy!