Raportowanie do GIIF o transakcjach podejrzanych – najważniejsze informacje

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 roku (dalej zwana ustawą AML) oraz nowelizacja ustawy AML z 30 marca 2021 roku wskazują obszerną listę zadań z obszaru AML i CFT, które muszą realizować instytucje obowiązane. Jednym z obowiązków wskazanych przez te ustawy jest współpraca z GIIF, czyli Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej.

Generalny Inspektor Informacji Finansowej jest to centralny organ administracji państwowej, który stanowi główny element polskiego systemu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Instytucje obowiązane – w ramach ścisłej współpracy z GIIF – są zobligowane do:

• raportowania GIIF transakcji podejrzanych,
• raportowania GIIF transakcji ponadprogowych,
• przekazywania GIIF formularzy identyfikujących instytucję obowiązaną,
• przekazywania GIIF informacji ważnych z punktu widzenia przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu,
• realizowania zaleceń GIIF, do których należą m.in. blokada rachunku, wstrzymanie transakcji, zamrożenie lub nieudostępnienie wartości majątkowych.

Jak widać z powyższego zestawienia, współpraca instytucji obowiązanych z GIIF odbywa się na wielu płaszczyznach. W tym artykule skupimy się na jednym z wymienionych zadań – raportowaniu transakcji podejrzanych do GIIF.

Kluczowe zagadnienia na temat raportowania do GIIF o transakcjach podejrzanych omawiane w tym artykule:

• Czym jest transakcja podejrzana? To transakcja, co do której istnieje podejrzenie, że może mieć związek z praniem pieniędzy, finansowaniem terroryzmu lub inną działalnością przestępczą.
• Jak wykryć transakcję podejrzaną? Należy przeanalizować m.in. zachowanie klienta, charakter transakcji oraz sygnały ostrzegawcze, takie jak nietypowe kwoty czy brak uzasadnienia ekonomicznego.
• Czym grozi brak identyfikacji i raportowania transakcji podejrzanych? Może skutkować m.in. wysokimi karami finansowymi, odpowiedzialnością prawną oraz utratą reputacji instytucji.
• Jak raportować transakcję podejrzaną do GIIF? Zgłoszenie należy przekazać do GIIF niezwłocznie po powzięciu uzasadnionego podejrzenia, zgodnie z obowiązującymi procedurami i wymaganym formatem elektronicznym.
• Jak zautomatyzować i usprawnić raportowanie do GIIF? Warto wykorzystać narzędzia takie jak system iAML, który automatycznie monitoruje transakcje, wykrywa nieprawidłowości i wspiera przygotowanie zgłoszeń do GIIF.
• Jak działa system analityczno-raportujący iAML w kontekście transakcji podejrzanych? System iAML monitoruje transakcje, automatycznie wykrywając podejrzane wzorce na podstawie zdefiniowanych reguł i analizy ryzyka. Ma m.in. funkcję tworzenia i wysyłania do GIIF różnego rodzaju zawiadomień oraz formularzy, w tym raportowania o transakcjach podejrzanych.

Co to jest transakcja – w kontekście współpracy z GIIF?

Instytucje obowiązane w ramach stosowania środków bezpieczeństwa finansowego muszą samodzielnie dokonać oceny i weryfikacji, czy dana transakcja jest podejrzana i czy w związku z tym powinna być zgłoszona do GIIF.

Zacznijmy jednak od wyjaśnienia, co oznacza określenie „transakcja”, ponieważ to na tej definicji opiera się zrozumienie istoty transakcji podejrzanej. Transakcja jest to czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych, albo czynność prawna lub faktyczna dokonywana w celu przeniesienia własności lub posiadania wartości majątkowych.

Co to jest transakcja podejrzana – w odniesieniu do AML?

Ustawa AML nie podaje definicji legalnej terminu “transakcja podejrzana”, ale jej cechy możemy odnaleźć m.in. w art. 43 ust. 2 i art. 43 ust. 4 ustawy AML. Na tej podstawie można określić, że transakcja podejrzana, jest to każda transakcja, przy której występują okoliczności mogące wskazywać na jej związek z procederem prania pieniędzy albo finansowania terroryzmu. Nie każda transakcja podejrzana okaże się rzeczywiście związana z praniem pieniędzy, ale podejrzenie co do przestępczego charakteru transakcji musi mieć charakter uzasadniony.

Transakcja podejrzana jest czasem także określana jako transakcja nietypowa, niezwykła, niejasna albo nadzwyczajna. Wynika to z tego, że jest niespójna z dotychczasowym sposobem działania klienta (np. pojawia się nietypowe źródło dużych przychodów, wartość obrotów jest zaskakująco wysoka, częstotliwość jakiegoś działania znacząco wzrasta lub nagle księgowana jest duża ilość gotówki).

W tym miejscu warto również wspomnieć, że zarówno GIIF, jak i UKNF wydały w 2026 roku wytyczne dla instytucji niefinansowych (GIIF – komunikat nr 114) i finansowych (UKNF – stanowisko dotyczące AML z 19 marca 2026 roku), w którym precyzują dodatkowy obowiązek związany z transakcją podejrzaną. Instytucja obowiązana powinna dokonywać profilowania klienta, czyli określenia cech klienta w celu przypisania właściwego poziomu ryzyka danemu klientowi. Obowiązek ten wynika bezpośrednio z art. 33 ustawy AML. Ponadto obowiązek ten wiąże się również z bieżącym monitorowaniem transakcji oraz bieżącym monitorowaniem stosunków gospodarczych.

Jak wskazują wytyczne organów nadzorujących, monitorowanie stanowi istotny aspekt stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, a jednocześnie jest jednym ze sposobów wykrywania transakcji podejrzanych.

Co grozi za niezgłaszanie transakcji podejrzanych do GIIF?

Instytucje obowiązane, które nie wykonują ustawowych zadań związanych z AML, narażają się na konsekwencje w postaci dotkliwych kar i sankcji za nieprzestrzeganie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy. Karą administracyjną może być m.in. kara pieniężna, nakaz zaprzestania działań naruszających prawo, publikacja informacji o naruszeniu na stronie BIP, cofnięcie koncesji lub zezwolenia albo wykreślenie z rejestru działalności regulowanej. Sankcje karne mogą mieć natomiast formę grzywny i/lub pozbawienia wolności.

Jak zweryfikować transakcję podejrzaną?

Instytucja obowiązana musi dokonać weryfikacji każdej transakcji przed jej realizacją. Wynik takiej szczegółowej oceny może zakończyć się realizacją transakcji lub odmową jej udzielenia i oczekiwaniem na otrzymanie wyjaśnień ze strony klienta. W przypadku odmowy instytucja powinna przeanalizować transakcję. W razie rozpoznania cech, charakteru lub okoliczności danej transakcji wskazujących na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu instytucja powinna dokonać odpowiedniego zgłoszenia do GIIF.

Obowiązek oceny transakcji oznacza konieczność przeanalizowania przez instytucję obowiązaną czynników i kryteriów związanych z transakcją, takich jak m.in.:

• czy dana transakcja wpisuje się w dotychczasowy schemat działania klienta,
• czy okoliczności, czas lub miejsce realizacji transakcji są podejrzane,
• czy skala działalności klienta uzasadnia daną transakcję i jej wysokość,
• czy transakcja jest nienaturalnie skomplikowana,
• czy transakcja ma zbyt wielu pośredników lub uczestników,
• czy klient realizuje znacząco więcej transakcji niż przeciętnie,
• czy suma transakcji klienta lub na koncie istotnie przekracza wartość średnią lub progową,
• czy transakcja przekracza wartość zdroworozsądkową,
• czy nagle zmienił się charakter realizowanych transakcji,
• czy transakcja jest przeprowadzana inaczej niż zazwyczaj – np. bezpośrednio lub na odległość,
• czy dany podmiot był już zgłaszany do GIIF i jest zapisany w rejestrze GIIF.

Jak usprawnić proces oceny i weryfikacji transakcji podejrzanych?

Ocena transakcji może być niezwykle czasochłonna i obarczona błędami, jeśli jest wykonywana manualnie. Automatyczna ocena transakcji w programie analitycznym iAML odbywa się na podstawie wielu możliwych do spersonalizowania kryteriów oceny ryzyka AML, oceny transakcji i oceny podmiotu. Dzięki temu znacząco przyspiesza weryfikację, umożliwia skuteczniejsze wykrycie niespójności, pozwala zminimalizować ryzyko błędów i usprawnia raportowanie do GIIF o transakcjach podejrzanych.

Jak wykonać raportowanie transakcji podejrzanych do GIIF?

Gdy instytucja obowiązana stwierdzi, że ma uzasadnione podstawy, aby uznać, że dana transakcja jest transakcją podejrzaną, musi niezwłocznie – nie później jednak niż w terminie 2 dni roboczych od dnia potwierdzenia przez instytucję obowiązaną podejrzenia – wysłać do GIIF odpowiednie zawiadomienie. Raportowanie odbywa się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego – poprzez specjalnie w tym celu przygotowany formularz.

Organy regulacyjne (GIIF i UKNF) wskazują, że jednym z popełnianych błędów przez instytucje obowiązane jest rozróżnienie składania zawiadomienia z art. 74 i 86 ustawy AML. Instytucja, dokonując zgłoszenia z art. 74, przekazuje organowi informacje o transakcjach i okolicznościach mogących wskazywać na podejrzenie przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Natomiast w przypadku art. 86 instytucja dokonuje zgłoszenia w przypadku uzasadnionego podejrzenia w zakresie określonej transakcji lub wartości majątkowych mogących mieć wiązek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu. W obu przypadkach w zawiadomieniu powinny znaleźć się wszystkie kluczowe informacje na temat transakcji oraz jej ewentualnych powiązań z procederem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu.

GIIF po otrzymaniu zawiadomienia niezwłocznie dokonuje potwierdzenia jego przyjęcia w formie urzędowego poświadczenia odbioru. A instytucja obowiązana, w przypadku zgłoszenia podejrzanej transakcji lub wartości majątkowych (art. 86 ustawy AML) – do czasu podjęcia rozstrzygnięcia przez GIIF lub prokuraturę, ale nie dłużej niż 24 godziny od momentu potwierdzenia przyjęcia zawiadomienia – musi wstrzymać realizację transakcji oraz zamrozić środki na powiązanym rachunku.

Jeśli podejrzenie wobec transakcji pojawi się dopiero po jej zrealizowaniu, wtedy instytucja obowiązana również musi powiadomić GIIF o tym fakcie wraz z wyjaśnieniem, dlaczego przekazanie zawiadomienia było niemożliwe przed przeprowadzeniem transakcji.

Jak działa system raportowania transakcji podejrzanych do GIIF?

Zawiadomienia do GIIF o transakcjach podejrzanych należy zgłaszać drogą elektroniczną. Można to wykonać za pośrednictwem systemu iAML, który spełnia wszystkie wymagania ustawowe dotyczące AML i raportowania do GIIF. Rozwiązania iAML ułatwiają pracę i automatyzują procesy AML – w tym ocenę transakcji i raportowanie transakcji podejrzanych. Zapewniają przy tym wysoki poziom bezpieczeństwa finansowego każdej instytucji obowiązanej.

Ten kompleksowy i na bieżąco aktualizowany system analityczno-raportujący AML ma m.in. funkcję tworzenia i wysyłania do GIIF różnego rodzaju zawiadomień oraz formularzy, w tym raportowania o transakcjach podejrzanych. Posiada również funkcjonalności pozwalające realizować pozostałe obowiązki AML (m.in. procedura, ocena ryzyka, ocena podmiotu, ocena transakcji, szkolenie). A w razie zmian prawnych system iAML jest na bieżąco dostosowywany do nowych wymagań ustawowych.

Skontaktuj się z nami i dowiedz się więcej o narzędziach iAML!