Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego

Jednym z zadań AML nałożonych na instytucje obowiązane jest wdrożenie i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego. W ramach wskazanych przez ustawodawcę środków bezpieczeństwa finansowego znajdują się m.in.:

• identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości,
• identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta, gdy w imieniu klienta działają inne osoby (np. pełnomocnicy lub reprezentanci),
• identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości.

Zasady stosowania powyższych środków bezpieczeństwa powinny zostać opisane w procedurze AML, której obowiązek wdrożenia spoczywa na każdej instytucji obowiązanej.

Identyfikacja klienta, beneficjenta rzeczywistego klienta i osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta

Identyfikacja klienta będącego osobą fizyczną obejmuje ustalenie:

a) imienia i nazwiska,
b) obywatelstwa,
c) numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL,
d) państwa urodzenia,
e) serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
f) adresu zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,
g) nazwy (firmy), numeru identyfikacji podatkowej (NIP) oraz adresu głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej – w przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą.

Identyfikacja klienta będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej obejmuje ustalenie:

a) nazwy (firmy),
b) formy organizacyjnej,
c) adresu siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
d) NIP, a w przypadku braku takiego numeru – państwa rejestracji, nazwy właściwego rejestru oraz numeru i daty rejestracji,
e) danych identyfikacyjnych osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej w postaci następujących danych osoby reprezentującej:
– imienia i nazwiska,
– numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL, oraz
– państwa urodzenia.

Identyfikacja beneficjenta rzeczywistego klienta obejmuje ustalenie:

a) imienia i nazwiska,
b) w przypadku posiadania informacji przez instytucję obowiązaną danych, także:
– obywatelstwa,
– numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL,
– państwa urodzenia,
– serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby,
– adresu zamieszkania.

Identyfikacja osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta obejmuje ustalenie:

a) imienia i nazwiska,
b) obywatelstwa,
c) numeru Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (PESEL) lub daty urodzenia – w przypadku, gdy nie nadano numeru PESEL,
d) państwa urodzenia,
e) serii i numeru dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby.

Weryfikacja tożsamości

Weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych danych identyfikacyjnych na podstawie dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej, dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła, w tym, o ile są dostępne, ze środków identyfikacji elektronicznej lub z odpowiednich usług zaufania określonych w Rozporządzeniu 910/2014.

W przypadku identyfikacji beneficjenta rzeczywistego będącego osobą, o której mowa w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret piąty Ustawy AML (tj. osobą fizyczną zajmującą wyższe stanowisko kierownicze), instytucja obowiązana dokumentuje:

1) wszystkie utrudnienia powodujące brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości osób fizycznych określonych w art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwszy-czwarte Ustawy AML,
2) wszystkie utrudnienia związane z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego.

Instytucje obowiązane, stosując środki bezpieczeństwa finansowego, nie polegają wyłącznie na informacjach pochodzących z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub rejestru, o którym mowa w art. 30 lub art. 31 Dyrektywy 2015/849, prowadzonego we właściwym państwie członkowskim.

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego następuje przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.

Weryfikacja obejmuje również badanie wiarygodności dokumentu tożsamości oraz innej dokumentacji dotyczącej klienta, a także sprawdzanie terminu ważności tych dokumentów.

W przypadku nawiązywania stosunków gospodarczych lub przeprowadzania transakcji okazjonalnej z klientem będącym podmiotem podlegającym wpisowi do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub podmiotom zgłaszającym beneficjentów rzeczywistych w państwach członkowskich, instytucja obowiązana uzyskuje potwierdzenie rejestracji albo odpis z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych lub rejestru prowadzonego we właściwym państwie członkowskim. Instytucja obowiązana może żądać od podmiotów, o których mowa wyżej, udostępnienia informacji lub dokumentów pozwalających na identyfikację tożsamości ich beneficjentów rzeczywistych.

Weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego może być zakończona podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W takich przypadkach weryfikacja jest dokonywana w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.

W przypadku, gdy instytucja obowiązana nie może zastosować jednego ze środków bezpieczeństwa finansowego:

• nie nawiązuje stosunków gospodarczych,
• nie przeprowadza transakcji okazjonalnej,
• nie przeprowadza transakcji za pośrednictwem rachunku bankowego,
• rozwiązuje stosunki gospodarcze.

***
Czy wiesz, że oceny klienta możesz dokonywać w sposób zautomatyzowany?

Wystarczy wykorzystać system analityczny AML, czyli rozwiązanie służące do kompleksowego monitorowania klientów i transakcji, albo Skaner iAML, czyli kompletne i na bieżąco aktualizowane listy restrykcyjne AML zawierające rejestr CRBR, listy sankcyjne, listę PEP, listę ostrzeżeń KNF, a także listę PKD i krajów podwyższonego ryzyka!

Chcesz mieć pewność stosowania w swojej firmie właściwych środków bezpieczeństwa finansowego, a jednocześnie zautomatyzować procesy AML oraz oszczędzić czas i pieniądze?
Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, aby uzyskać bezpłatną konsultację.