Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego

Identyfikacja i weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego

Procedura przeprowadzania identyfikacji i weryfikacji klienta, osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta oraz beneficjenta rzeczywistego

Jednym z zadań AML nałożonych na instytucje obowiązane jest opracowanie, wdrożenie i stosowanie odpowiednich środków bezpieczeństwa finansowego. W katalogu środków bezpieczeństwa finansowego wymienionych w ustawie AML znajduje się m.in. ocena klienta, czyli identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta, a także beneficjenta rzeczywistego. Zasady stosowania tych środków bezpieczeństwa muszą być zapisane w procedurze AML, która jest wdrożona w danej instytucji obowiązanej.

Środki bezpieczeństwa finansowego dotyczące oceny klienta

W ramach wskazanych przez ustawodawcę środków bezpieczeństwa finansowego są następujące działania, które odnoszą się do oceny klienta:

  • identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości klienta,
  • identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta, gdy za klienta działania podejmują inne osoby (np. pełnomocnicy lub reprezentanci),
  • identyfikacja beneficjenta rzeczywistego oraz (a) weryfikacja jego tożsamości lub (b) ustalenie struktury własności i kontroli w przypadku klienta będącego osobą prawną, jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej albo trustem.

Procedura identyfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego

Procedura przeprowadzania weryfikacji i identyfikacji klienta, osoby upoważnionej lub beneficjenta rzeczywistego będącego osobą fizyczną polega na ustaleniu takich jego danych jak:

  • imię i nazwisko,
  • obywatelstwo,
  • numer PESEL lub – w razie braku numeru PESEL – data urodzenia i państwo urodzenia,
  • seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość danej osoby,
  • adres zamieszkania – w przypadku posiadania tej informacji przez instytucję obowiązaną,

Procedura identyfikacji osoby fizycznej prowadzącej indywidualną działalność gospodarczą wymaga dodatkowo ustalenia poniższych informacji:

  • nazwa firmy,
  • numer identyfikacji podatkowej NIP,
  • adres głównego miejsca wykonywania działalności gospodarczej.

Identyfikacja klienta, osoby upoważnionej lub beneficjenta rzeczywistego będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej polega na ustaleniu poniższych danych:

  • nazwa firmy,
  • forma organizacyjna prowadzonej działalności,
  • adres siedziby lub adresu prowadzenia działalności,
  • numer identyfikacji podatkowej NIP lub – w razie braku numeru NIP – państwo rejestracji podmiotu, a także rejestr handlowy, numer i data rejestracji podmiotu,
  • dane osoby reprezentującej osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, a w szczególności: imię, nazwisko, numer PESEL – w razie braku numeru PESEL – data urodzenia i państwo urodzenia.

Metody weryfikacji tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego

Zgodnie z ustawą AML, weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w jego imieniu oraz beneficjenta rzeczywistego polega na potwierdzeniu ustalonych wcześniej danych identyfikacyjnych na podstawie:

  • dokumentu stwierdzającego tożsamość osoby fizycznej,
  • dokumentu zawierającego aktualne dane z wyciągu z właściwego rejestru lub z innych dokumentów, danych lub informacji pochodzących z wiarygodnego i niezależnego źródła.

Po wejściu w życie nowelizacji ustawy AML z 30 marca 2021 roku, czyli od dnia 31 października 2021 roku, weryfikacja beneficjenta rzeczywistego wymaga dodatkowo:

  • udokumentowania wszystkich utrudnień powodujących brak możliwości ustalenia lub wątpliwości co do tożsamości beneficjenta rzeczywistego,
  • udokumentowania wszystkich utrudnień związanych z uzasadnionymi czynnościami podejmowanymi w celu weryfikacji tożsamości beneficjenta rzeczywistego,
    korzystania nie tylko z informacji pochodzących z Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, ale także we własnym zakresie, czyli z innych dostępnych źródeł,
  • monitorowania, wyjaśniania i zgłaszania do Ministra Finansów rozbieżności między CRBR a ustaleniami instytucji obowiązanej.

Zobacz również poradnik: AML a RODO, w którym szczegółowo wyjaśniamy, kiedy i na jakich warunkach instytucje obowiązane – w procesie weryfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego – mogą przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości oraz sporządzać ich kopie.

Moment identyfikacji oraz weryfikacji klienta i beneficjenta rzeczywistego

Identyfikacja oraz weryfikacja tożsamości klienta, osoby upoważnionej do działania w imieniu klienta oraz beneficjenta rzeczywistego musi nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych lub przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej.

Proces ten może być zakończony podczas nawiązywania stosunków gospodarczych, jeżeli jest to konieczne dla zapewnienia ciągłości prowadzenia działalności gospodarczej i gdy występuje niskie ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu. W takich przypadkach weryfikacja jest dokonywana w możliwie krótkim terminie od momentu rozpoczęcia nawiązywania stosunków gospodarczych.

W przypadku trustów, w których beneficjenci są określani na podstawie szczególnych cech, instytucje obowiązane muszą dokonać identyfikacji i weryfikacji beneficjenta w momencie dokonywania wypłaty wartości majątkowych lub wykonywania przez beneficjenta przysługujących mu praw.

***

Czy wiesz, że oceny klienta możesz dokonywać w sposób zautomatyzowany?
Wystarczy wykorzystać system analityczny AML, czyli rozwiązanie służące do kompleksowego monitorowania klientów i transakcji, albo Skaner iAML, czyli kompletne i na bieżąco aktualizowane listy restrykcyjne AML zawierające rejestr CRBR, listy sankcyjne, listę PEP, listę ostrzeżeń KNF, a także listę PKD i krajów podwyższonego ryzyka!

Chcesz mieć pewność stosowania w swojej firmie właściwych środków bezpieczeństwa finansowego, a jednocześnie zautomatyzować procesy AML oraz oszczędzić czas i pieniądze?

Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, aby uzyskać bezpłatną konsultację:
dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93 / +48 533 376 374