AML dla biur rachunkowych

Nowelizacja ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 30 marca 2021 roku wprowadziła wiele ważnych zmian w funkcjonowaniu biur rachunkowych. Wcześniej obowiązki AML/CFT musiały realizować podmioty takie jak doradcy podatkowi, biegli rewidenci i organizacje oferujące swoim klientom prowadzenie ksiąg rachunkowych (czyli pełną księgowość). Lecz od 31 lipca 2021 roku do grupy instytucji obowiązanych dołączyły również małe biura rachunkowe, które świadczą usługi polegające na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii itp.

Ustawa AML a biura rachunkowe

Zgodnie z nowelizacją ustawy AML z 30 marca 2021 roku, obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu muszą od 31 lipca 2021 roku realizować również przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 roku „Prawo przedsiębiorców” (Dz.U. z 2021 roku, poz. 162), których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego lub celnego, niebędący innymi instytucjami obowiązanymi.

A zatem ustawa AML dotyczy obecnie wszystkich biur rachunkowych, niezależnie od ich formy działalności, rodzaju, wielkości, liczby zatrudnionych pracowników czy liczby obsługiwanych klientów.

Celem wprowadzonego rozszerzenia katalogu instytucji obowiązanych jest uzyskanie przez organy ścigania możliwości kontroli całego obrotu gospodarczego. Dzięki tej zmianie wykrywanie procederów przestępczych w obszarze AML/CFT ma stać się łatwiejsze i szybsze.

Obowiązki biur rachunkowych w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy

Zaliczenie biur rachunkowych do katalogu instytucji obowiązanych oznacza, że muszą one realizować wszystkie obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Jest to spore obciążenie, szczególnie dla mikro i małych podmiotów oferujących usługi księgowe. Z pomocą przychodzą jednak gotowe rozwiązania takie jak iAML – dokumenty AML, szkolenia AML i systemy AML dla biur rachunkowych.

Dokumentacja AML i szkolenia AML w biurach rachunkowych

Ocena ryzyka AML – Obowiązek identyfikacji, stworzenia i aktualizacji dokumentu oceny ryzyka AML uwzględniającego oceny ryzyka dokonywane na poziomie krajowym i UE, a także czynniki ryzyka takie jak: klienci, obszary geograficzne, produkty i usługi, a także kanały dostawy usług, produktów i transakcji.

Procedura AML – Obowiązek stworzenia i przestrzegania wewnętrznej procedury przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, która musi być dostosowana do typu, rozmiaru i charakteru działalności. Obowiązek stworzenia i przestrzegania procedury anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń w zakresie AML.

Szkolenie AML – Obowiązek zapewnienia pracownikom regularnych szkoleń AML, w formie kursów e-learningowych lub szkoleń stacjonarnych zgodnych z najnowszymi przepisami dotyczącymi przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Co ważne dla biur rachunkowych, w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej konieczne jest korzystanie z zewnętrznego szkolenia AML.

Środki bezpieczeństwa finansowego w biurach rachunkowych

Środki bezpieczeństwa finansowego – Obowiązek wdrożenia i stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, na które składają się m.in.: identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości, identyfikacja beneficjenta rzeczywistego (a od 31 października 2021 roku również monitorowanie rozbieżności między CRBR a ustaleniami instytucji obowiązanej), ustalenie struktury własności i kontroli w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, ocena stosunków gospodarczych klienta, a także bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta.

Archiwizacja – Obowiązek archiwizowania zarówno dokumentów AML, jak i wszelkich innych informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, a także dowodów potwierdzających przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji.

Pozostałe obowiązki AML nałożone na biura rachunkowe

Osoby odpowiedzialne za AML – Obowiązek wyznaczenia osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków AML i przestrzeganie w organizacji procedur AML. Co istotne, w dużych biurach rachunkowych może to być kilkuosobowy zespół, a w małych podmiotach te zadania może wykonywać jedna osoba.

Współpraca z GIIF – Obowiązek gromadzenia i przekazywania danych na temat wskazanych przez ustawę AML transakcji. Obowiązek realizacji zadań na żądanie GIIF takich jak wstrzymanie transakcji, zablokowanie rachunku, zamrożenie wartości majątkowych, nieudostępnienie wartości majątkowych podmiotowi lub osobie (np. nieudzielanie pożyczek czy kredytów, niedokonywanie darowizn oraz płatności za towary lub usługi). Co ważne, w tym zakresie biura rachunkowe (w przeciwieństwie do innych instytucji obowiązanych) mogą stosować uproszczone raportowanie obejmujące tylko informacje o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Kontrola działalności w obszarze AML – Obowiązek poddania się kontroli w zakresie przestrzegania przepisów ustawy AML w biurze rachunkowym.

Kary i sankcje za naruszenia AML dla biur rachunkowych

W wypadku, gdy biuro rachunkowe nie wykona spoczywających na nim obowiązków, może zostać na nie nałożony szereg kar i sankcji.

Kary administracyjne – M.in. publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia w BIP, cofnięcie koncesji lub zezwolenia na prowadzoną działalność, wykreślenie z rejestru działalności regulowanej, zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie przez okres nie dłuższy niż 1 rok.

Kary pieniężne – M.in. kara pieniężna do wysokości dwukrotności kwoty korzyści osiągniętej lub straty unikniętej przez instytucję obowiązaną w wyniku naruszenia albo – gdy nie jest możliwe ustalenie kwoty tej korzyści lub straty – do wysokości równowartości kwoty 1 mln euro. W przypadku stwierdzenia naruszenia przez instytucję obowiązaną określonych obowiązków oraz naruszenia obowiązków wynikających z rozporządzenia w sprawie informacji towarzyszących transferom środków pieniężnych odrębna kara finansowa może być nałożona na osobę odpowiedzialną za AML – aż do wysokości 1 mln zł.

Sankcje karne – Odpowiedzialność karna wynikająca z ustawy AML to kara grzywny i/lub kara pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Odpowiedzialność karna wynikająca z kodeksu karnego może oznaczać pozbawienie wolności od 6 miesięcy aż do 12 lat.

Na kogo w biurze rachunkowym mogą być nałożone kary i sankcje?

W związku z naruszeniami AML, kary i sankcje mogą być nałożone na:

• członków zarządu w spółkach biur rachunkowych, którzy zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków ustawowych,
• kadrę kierowniczą wyższego szczebla lub pracownika zajmującego kierownicze stanowisko w biurze rachunkowym, który jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami AML,
• przedsiębiorcę, który prowadzi biuro rachunkowe jako jednoosobową działalność i nie wykonuje obowiązków wynikających z ustawy AML.

***

Prowadzisz biuro rachunkowe? Chcesz kompleksowo, bezpiecznie i w korzystnej cenie zrealizować wszystkie obowiązki AML? A przy tym zautomatyzować i usprawnić procesy AML?

Skontaktuj się z naszym działem obsługi klienta, żeby porozmawiać o rozwiązaniach AML dopasowanych do potrzeb Twojego biura rachunkowego:

dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93