Kto musi wdrożyć procedurę AML i co powinna ona zawierać?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 roku oraz jej nowelizacja z dnia 30 marca 2021 roku wskazują szereg obowiązków, które muszą być realizowane przez przedsiębiorstwa oraz instytucje w ramach walki z przestępczością. Wśród tych zadań jest wdrożenie działań o charakterze organizacyjnym, takich jak stworzenie i przestrzeganie wewnętrznej procedury AML.

Kto powinien posiadać procedurę AML?

Wewnętrzną procedurę AML muszą stworzyć, aktualizować i stosować wszystkie instytucje obowiązane. Początkowo katalog instytucji obowiązanych zawierał wyłącznie firmy finansowe i zawody, takie jak notariusz czy pośrednik nieruchomości. Jednak po dostosowaniu polskich przepisów do prawa unijnego lista instytucji obowiązanych obejmuje obecnie m.in.:

• banki, instytucje kredytowe i pożyczkowe, instytucje finansowe, spółdzielcze kasy oszczędnościowo-kredytowe,
• instytucje płatnicze, instytucje pieniądza elektronicznego, biura usług płatniczych, agenci rozliczeniowi,
• firmy inwestycyjne, fundusze inwestycyjne, banki powiernicze, domy maklerskie,
• zakłady ubezpieczeń, pośrednicy ubezpieczeniowi,
• kantory walut, przedsiębiorcy świadczący usługi wymiany walut (w tym walut wirtualnych),
• notariusze, adwokaci, radcowie prawni, prawnicy zagraniczni, doradcy podatkowi, biegli rewidenci,
• pośrednicy w obrocie nieruchomościami,
• podmioty prowadzące działalność w zakresie gier losowych, zakładów wzajemnych, gier w karty i gier na automatach,
• fundacje i stowarzyszenia,
• przedsiębiorcy prowadzący działalność polegającą na obrocie dziełami sztuki, przedmiotami kolekcjonerskimi oraz antykami,
• przedsiębiorcy, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, udzielaniu porad, opinii lub wyjaśnień z zakresu przepisów prawa podatkowego, lub celnego.

Uwaga! Powyższa lista to skrót pełnego katalogu instytucji obowiązanych. Pełną listę wraz z wyjaśnieniami prezentujemy tutaj: Instytucje obowiązane.

Co powinna zawierać procedura AML?

Procedura wewnętrzna w zakresie AML to formalny, obowiązujący w danym podmiocie dokument, który musi być dołączony do podstawowej dokumentacji firmowej. Powinien on zawierać szczegółowe informacje na temat działań podejmowanych na rzecz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przez ten podmiot i jego pracowników.

Najważniejszą kwestią podczas przygotowywania procedury AML jest dostosowanie jej do typu instytucji obowiązanej, charakteru jej działalności, rozmiaru organizacji oraz obszaru geograficznego, na którym prowadzona jest działalność.

Dodatkowo procedura AML musi być spójna z dokumentem oceny ryzyka AML przygotowanym przez dany podmiot, a także realnymi działaniami wykonywanymi w obszarze przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Obowiązkowe elementy procedury AML

Procedura wewnętrzna AML wdrażana w instytucjach obowiązanych musi zawierać następujące informacje:

• osoby odpowiedzialne za AML i CFT w danej firmie – np. koordynator i analityk,
• opis obowiązków osób odpowiedzialnych za AML,
• ocena ryzyka przygotowana dla konkretnej instytucji obowiązanej,
• opis środków bezpieczeństwa finansowego wdrażanych w tej firmie,
• proces identyfikacji klientów w kontekście zadań związanych z AML,
• procedura oceny ryzyka związanego ze współpracą z klientami firmy,
• proces analizy okoliczności nawiązywania i dokonywania transakcji, monitorowania rachunków klienckich, a także zgłaszania transakcji podejrzanych i ponadprogowych,
• procedura wstrzymywania transakcji i dokonywania blokady rachunku klientów,
• proces przekazywania informacji do GIIF (Generalnego Inspektora Informacji Finansowej),
• procedura anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń w zakresie AML,
• proces szkolenia pracowników z zakresu tematyki AML i CFT,
• procesy kontroli działań podejmowanych w obszarze AML i CFT,
• zasady przechowywania i ochrony danych udostępnianych instytucji obowiązanej przez jej klientów,
• procedura identyfikacji i zgłaszania rozbieżności między danymi opublikowanymi w CRBR (Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych) a ustaleniami instytucji obowiązanej, a także dokumentowania utrudnień w procesie ustalenia beneficjentów rzeczywistych,
• przepisy karne za niestosowanie się do obowiązków AML i procedury AML,
• wzory dokumentów takich jak: oświadczenie o beneficjencie rzeczywistym, oświadczenie o statusie PEP, informacja w sprawie identyfikacji klientów, wykaz państw członkowskich Unii Europejskiej, formularz ryzyka instytucjonalnego i indywidualnego.

***

Procedurę AML możesz uzyskać w ramach rozwiązań oferowanych przez iAML!

Procedury wewnętrzne od iAML są dostępne w kilku wersjach:

• gotowa procedura AML – idealna do natychmiastowego wdrożenia przez mikro i bardzo małe firmy,
• spersonalizowana procedura AML – dopasowana do specyfiki firmy; ta oferta została stworzona z myślą o małych i średnich firmach,
• procedura AML przygotowana na zamówienie – tworzona specjalnie dla zamawiającej ją firmy; usługa jest przeznaczona głównie dla dużych firm i korporacji.

Zamów bezpłatną konsultację i dowiedz się więcej o możliwości uzyskania procedury AML dla Twojej firmy:
dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93