AML krok po kroku, czyli jak wdrożyć AML w swojej firmie

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu jest jednym z obowiązków przedsiębiorców, firm i organizacji wskazanych w ustawie AML jako instytucje obowiązane. Aby skutecznie zarządzać ryzykiem AML, podmioty te muszą dołożyć należytej staranności w relacjach biznesowych oraz transakcjach z klientami i kontrahentami. Prawo skupia się bowiem nie tylko na ściganiu faktycznej działalności przestępczej w tym obszarze, ale również na zapobieganiu nielegalnym procederom poprzez kontrolowanie codziennej działalności instytucji obowiązanych.

Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu wydaje się być skomplikowanym zagadnieniem, ale można je wdrożyć w swojej firmie w kilku zaprezentowanych poniżej krokach.

Wszystkie opisane poniżej zadania można zrealizować, korzystając z zestawu narzędzi iAML – dostosowanych do specyfiki każdej grupy instytucji obowiązanych, łatwych we wdrożeniu i obsłudze, a także dostępnych finansowo nawet dla najmniejszych firm.

Szkolenie AML

Aby mieć pewność, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami AML, konieczne jest zdobycie i regularne aktualizowanie wiedzy z tego obszaru. Może się to odbywać jedynie poprzez udział w szkoleniach lub kursach AML, które są dopasowane do specyfiki konkretnej firmy, jej klientów i oferty.

Biorąc udział w szkoleniach iAML, uczestnicy zyskują praktyczną wiedzę, dzięki której mogą skutecznie wykonywać swoje zadania. Chcąc zapewnić elastyczność i wygodę nauki, szkolenia są prowadzone w dogodnej dla kursantów formie – kurs e-learningowy, szkolenia zdalne i szkolenia stacjonarne.

Procedura AML

Instytucje obowiązane muszą stworzyć i wdrożyć wewnętrzną procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Powinna być ona dostosowana do indywidualnej sytuacji danej organizacji oraz wskazywać, gdzie zostały zidentyfikowane rzeczywiste zagrożenia i w jaki sposób są one przez ten podmiot minimalizowane.

Procedura wewnętrzna musi opisywać konkretne działania, które podejmuje instytucja obowiązana, aby przeciwdziałać wystąpieniu nielegalnych procederów z obszaru AML i CFT. Zakres merytoryczny takiej procedury obejmuje więc m.in.: weryfikację klientów, środki bezpieczeństwa finansowego, współpracę z GIIF, zasady anonimowego powiadamiania o nieprawidłowościach, szkolenia i zasady przechowywania danych.

Bieżąca weryfikacja klientów

Zawsze przed nawiązaniem stałej współpracy lub realizacją jednorazowej transakcji z nowym klientem, każda instytucja obowiązana musi dokonać oceny tego klienta pod kątem ryzyka AML. Procedura ta powinna być również zgodna z zasadami CDD (Customer Due Diligence, czyli ciągła należyta staranność w weryfikacji klientów) i KYC (Know Your Customer, czyli poznaj swojego klienta).

Działania z tego obszaru to m.in. weryfikacja potencjalnych klientów na listach sankcyjnych, listach PEP, liście ostrzeżeń KNF, listach PKD i krajów podwyższonego ryzyka oraz w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych. Pomagają w tym listy restrykcyjne iAML, które są dostępne zarówno online, jak i w postaci plików. Mogą także zostać zintegrowane z innymi systemami stosowanymi w danej instytucji obowiązanej.

Bieżące monitorowanie transakcji

Instytucje obowiązane muszą – zgodnie z przyjętą procedurą AML – cyklicznie monitorować swoje działania, aby na jak najwcześniejszym etapie móc wykryć ryzykowne współprace i transakcje. W razie pojawienia się sytuacji potencjalnie grożącej wystąpieniem procederu prania pieniędzy, konieczne jest zastosowanie odpowiednich w danej sytuacji środków bezpieczeństwa finansowego. Obowiązkowe jest także archiwizowanie wszystkich dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dowodów potwierdzających przeprowadzone transakcje.

Analizowanie i dokumentowanie transakcji – choć brzmi skomplikowanie – wcale nie musi być trudne i czasochłonne. Wystarczy wdrożyć rozwiązanie takie jak system analityczny iAML, w którym procesy weryfikacyjne odbywają się automatycznie na podstawie domyślnych lub indywidualnie skonfigurowanych kryteriów oceny, a dokumentacja jest na bieżąco archiwizowana na potrzeby ewentualnej kontroli. Co więcej, rozwiązanie to może zostać zintegrowane z innymi systemami, dzięki czemu procesy weryfikacji odbywają się w tle, bez konieczności osobnego wprowadzania danych klienta czy transakcji.

Raportowanie i współpraca z GIIF

Nieodłącznym elementem procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy w Polsce jest współpraca z GIIF – Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej. Obejmuje ona przekazywanie formularzy identyfikujących instytucję obowiązaną, kwartalnych raportów AML, zawiadomień o transakcjach podejrzanych, zawiadomień o transakcjach ponadprogowych oraz wszystkich innych informacji, które mogą mieć znaczenie w zakresie AML i CFT.

W razie potrzeby, na żądanie GIIF, instytucje finansowe muszą także wdrażać decyzje takie jak wstrzymanie transakcji, zablokowanie rachunku czy zamrożenie wartości majątkowych.

Ocena ryzyka AML

Ostatnim na tej liście, choć nie najmniej ważnym, krokiem na drodze do wypełnienia zadań instytucji obowiązanej jest dokonanie oceny ryzyka prania pieniędzy i finansowania terroryzmu. Wśród kryteriów oceny ryzyka AML, które powinny być brane pod uwagę, są czynniki związane m.in. z klientami, oferowanymi produktami i usługami, realizowanymi rodzajami transakcji, kanałami dostawy produktów i usług, a także sposobami realizacji poszczególnych rodzajów transakcji.

Dokument będący efektem takiej analizy musi być regularnie weryfikowany i aktualizowany – nie rzadziej niż raz na 2 lata albo w razie zaistnienia zdarzeń takich jak: wprowadzenie nowej usługi, produktu lub rodzaju transakcji; wprowadzenie nowego kanału dostawy produktów i usług; rozszerzenie geograficznego zakresu działalności instytucji obowiązanej.

Chcesz mieć pewność, że Twoja firma działa w pełni zgodnie z ustawą AML?
Skontaktuj się z nami, aby poznać zestaw narzędzi iAML, który zawiera wszystkie wskazane powyżej obowiązkowe elementy procesu przeciwdziałania praniu pieniędzy.