AML w kantorze – obowiązki ustawowe i wytyczne organów nadzoru

Zgodnie z zapisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z 1 marca 2018 roku (Ustawa AML), do grupy instytucji obowiązanych należą m.in. kantory. Oznacza to, że podmioty prowadzące tego rodzaju działalność muszą wypełniać wytyczne wynikające z przepisów Ustawy AML, a tym samym realizować szereg zadań związanych z AML (Anti Money Laundering).

Warto przy tym podkreślić, że Ustawa AML i zawarte w niej regulacje mają zastosowanie do każdej grupy z tego segmentu rynku, a zatem zarówno do kantorów stacjonarnych, kantorów kryptowalutowych, jak również kantorów działających online.

W kontekście działalności kantorowej ważne jest też stałe obserwowanie nie tylko zmian prawnych w obszarze AML, ale również wytycznych organów nadzoru takich jak Narodowy Bank Polski (NBP) czy Europejski Urząd Nadzoru Bankowego (European Banking Authority, EBA). Z tego powodu jedną z ważnych części poniższego artykułu są rekomendacje wpływające na działalność kantorów.

Jakie obowiązki AML muszą wypełniać kantory?

Przepisy Ustawy AML wskazują, że kantory jako instytucje obowiązane muszą realizować szereg zadań, wśród których kluczową rolę odgrywają poniższe obowiązki:

• Przygotowanie i stosowanie procedury wewnętrznej AML zawierającej szczegółowe informacje na temat działań podejmowanych na rzecz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przez dany kantor oraz jego pracowników.
• Przygotowanie i regularna aktualizacja oceny ryzyka AML z uwzględnieniem czynników ryzyka związanych z klientami, państwami i obszarami geograficznymi działania, oferowanymi produktami i usługami, realizowanymi rodzajami transakcji oraz kanałami dostaw produktów, usług i poszczególnych rodzajów transakcji.
• Zapewnienie osobom zarządzającym oraz pracownikom kantoru szkoleń z zakresu AML, aby byli w stanie m.in. w praktyce rozpoznać podmioty lub transakcje podejrzane oraz wiedzieli, jak zachować się w sytuacji wzbudzającej wątpliwości.
• Dokonywanie identyfikacji oraz weryfikacji klientów, a także dokonywanie analizy realizowanych przez klientów transakcji, a także stosowanie dopasowanych do konkretnej sytuacji środków bezpieczeństwa finansowego.
• Dokumentowanie oraz archiwizowanie dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego oraz dowodów potwierdzających dokonane weryfikacje.
• Raportowanie transakcji podejrzanych oraz transakcji ponadprogowych do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF), a także współdziałanie z tą instytucją w celu uniemożliwienia prania pieniędzy, finansowania terroryzmu i wprowadzenia do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych źródeł.
• Wyznaczenie osób odpowiedzialnych za realizację obowiązków AML, w tym AMLRO.

Jak procesy AML zmieniają się w kantorach w 2023 i 2024 roku?

Bardzo ważną zmianą wpływającą na działalność kantorów w obszarze AML miały wytyczne EBA z dnia 31 marca 2023 roku, czyli „Wytyczne w sprawie strategii i środków kontroli w zakresie skutecznego zarządzania ryzykiem prania pieniędzy i finansowania terroryzmu przy zapewnieniu dostępu do usług finansowych” (EBA/GL/2023/04):

• Kantory muszą zweryfikować, czy wprowadzone do ich procedury wewnętrznej AML zapisy regulujące zasady, według których dokonywana jest indywidualna ocena klienta i stosowane są środki bezpieczeństwa finansowego, nie wykluczają całych grup czy kategorii klientów.
• Kantory powinny przygotować dokumenty wewnętrzne AML w taki sposób, aby wyraźnie określały poziom i intensywność monitoringu klienta i transakcji, a także były dostosowane do profilu ryzyka klienta oraz wielkości kantoru, przed podjęciem ewentualnej decyzji o odmowie nawiązania stosunków gospodarczych lub odmowie przeprowadzenia transakcji.
• Kantory powinny w swojej dokumentacji AML przewidzieć procedurę informowania klienta o przysługującym mu prawie do odwołania od decyzji kantoru, w przypadku odmowy nawiązania stosunku gospodarczego albo decyzji o zakończeniu stosunku gospodarczego lub decyzji o odmowie przeprowadzenia transakcji.
• Kantory przed nawiązaniem stosunku gospodarczego lub przeprowadzeniem transakcji powinny zastosować odpowiednio szerokie środki, strategie i procedury (tzw. mityganty) prowadzące do zmniejszenia ryzyka AML, co ma na celu uniknięcie negatywnych konsekwencji związanych z deriskingiem.

Inne istotne zmiany prawne dotyczące działalności kantorowej czekają te podmioty już niebawem, a wśród nich na szczególną uwagę zasługuje poniższe obostrzenie wynikające z regulacji wprowadzanych na poziomie całej Unii Europejskiej – ograniczenie obrotu gotówkowego.

Zgodnie z unijną decyzją wzmacniającą przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, na terytorium całej Unii Europejskiej ma zostać wprowadzony maksymalny limit płatności gotówkowych na poziomie 10.000 euro. Płatności powyżej tej kwoty – również te w kantorach – będą musiały być dokonywane w formie bezgotówkowej.

Dodatkowo, instytucje obowiązane, takie jak kantory, będą musiały zidentyfikować i zweryfikować tożsamość osoby, która dokonuje transakcji sporadycznej w kwocie do 10.000 euro.

Z planowanymi regulacjami prawnymi odnoszącymi się do wprowadzenia nowych limitów gotówkowych można zapoznać się tutaj.

Jakie kary grożą kantorom za naruszenia przepisów AML?

Podobnie jak w wypadku innych instytucji obowiązanych, również na kantory mogą zostać nałożone kary i sankcje w wyniku nieprzestrzegania regulacji prawnych związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Konsekwencje te mogą być niezwykle dotkliwe:

• Kary finansowe mogą sięgać nawet 5 mln euro lub 10% obrotu z poprzedniego roku.
• Kary administracyjne mogą mieć formę np. publikacji o naruszeniu na stronie BIP, cofnięcia koncesji lub zezwolenia oraz wykreślenia z rejestru działalności regulowanej.
• Sankcje karne odnoszą się m.in. do pozbawienia wolności – Ustawa AML określa wymiar kary na okres od 3 miesięcy do 5 lat, a kodeks karny wskazuje okres od 6 miesięcy do 12 lat.

Organ przeprowadzający kontrolę działań AML w kantorze, nakładając kary musi wziąć pod uwagę szereg czynników, takich jak waga naruszenia i czas jego trwania, straty poniesione przez osoby trzecie w wyniku naruszenia, możliwości finansowe konkretnego kantoru czy wcześniejsze naruszenia przepisów ustawy AML przez dany podmiot.

Co istotne, kary i sankcje za naruszenia AML mogą zostać nałożone nie tylko na sam kantor, ale – jeśli kantor działa w formie spółki – to także na członków zarządu, którzy zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków wynikających z ustawy AML.

Jak rzetelnie i sprawnie realizować obowiązki AML w kantorze?

Efektywnym rozwiązaniem dla kantorów są narzędzia informatyczne, które pozwalają zautomatyzować, przyspieszyć oraz zwiększyć rzetelność procesów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu – takie jak:

• Szkolenie e-learningowe iAML uwzględniające specyfikę działalności kantorowej.
• Listy restrykcyjne iAML usprawniające weryfikację klientów oraz kontrahentów.
• System analityczno-raportujący iAML m.in. do analizy i raportowania transakcji.
• Dokumenty AML przygotowane przez ekspertów i prawników iAML: procedura wewnętrzna AML oraz ocena ryzyka AML.

Tak skomponowany zestaw narzędzi od iAML, przeznaczony dla kantorów, jest kompleksowy i w pełni zgodny z ustawą, dzięki czemu zapewnia oszczędności czasowe i finansowe, a ponadto pomaga rzetelnie realizować wszystkie zadania dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

***

Prowadzisz kantor? Chcesz mieć pewność, że właściwie realizujesz obowiązki AML?
Chcesz usprawnić procesy związane z AML, a przy tym oszczędzić czas i pieniądze?

Skontaktuj się z nami i porozmawiajmy o rozwiązaniach AML dopasowanych do potrzeb Twojego kantoru:
dok@iaml.com.pl / +48 22 100 36 93