Obowiązki AML w firmach faktoringowych

Faktoring jest dziś ważnym narzędziem zarządzania płynnością finansową w przedsiębiorstwach. Firmy faktoringowe zajmują się wykupem nieprzeterminowanych należności (faktur), zapewniając swoim klientom szybszy dostęp do gotówki przed terminem płatności faktur przez kontrahentów. Przedsiębiorca otrzymuje więc natychmiast zastrzyk finansowy, a firma faktoringowa zajmuje się windykacją należności od dłużników. Pozwala to poprawić płynność finansową i uniknąć problemów związanych z długimi terminami płatności. Faktoring ułatwia zatem szybkie pozyskiwanie środków finansowych z tytułu wystawionych faktur, co czyni go atrakcyjnym rozwiązaniem zarówno dla małych i średnich firm, jak i większych podmiotów.

Dynamiczny rozwój branży faktoringowej oraz jej specyfika sprawiły, że została ona objęta szczególnym nadzorem w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Choć firmy faktoringowe nie zostały wprost wymienione w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, to zalicza się je do grona instytucji finansowych, a tym samym do instytucji obowiązanych.

Firmy faktoringowe jako instytucje obowiązane

Zgodnie z ustawą AML z dnia 1 marca 2018 roku, obowiązkiem stosowania środków przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu są objęte wszystkie instytucje finansowe, o czym jest mowa bezpośrednio w art. 2 ust. 1 ustawy AML, tj: „instytucje finansowe mające siedzibę na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz oddziały instytucji finansowych niemających siedziby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 roku – Prawo Bankowe”.

W rozumieniu przepisów polskiego prawa bankowego i unijnych dyrektyw AML (w tym 4. i 5. dyrektywy AML), usługi faktoringu są kwalifikowane jako działalność finansowa. Tym samym, firmy faktoringowe, niezależnie od swojej formy prawnej, są instytucjami obowiązanymi, czyli podmiotami zobligowanymi ustawowo do realizacji działań z zakresu AML. Brak literalnego wskazania w ustawie nie zwalnia zatem faktorów z wypełniania zadań związanych z AML.

Podstawą prawną dla firm faktoringowych w obszarze AML są obowiązujące w Polsce przepisy prawne – w tym wspomniana wcześniej ustawa AML wraz z późniejszymi nowelizacjami oraz powiązanymi z nią rozporządzeniami. Co istotne, ustawa AML wdraża w Polsce regulacje wynikające z unijnych dyrektyw i rozporządzeń, takich jak 4. i 5. dyrektywa AML, a także elementy najnowszego pakietu AML obejmującego m.in. dyrektywę oraz rozporządzenie AML. Szczegółowe wytyczne dotyczące implementacji systemu AML w instytucjach finansowych, w tym w firmach faktoringowych, są publikowane przez Komisję Nadzoru Finansowego (KNF) oraz Generalnego Inspektora Informacji Finansowej (GIIF) – zobacz np. tutaj.

Trendy i wyzwania AML dla branży faktoringowej

Branża faktoringowa, podobnie jak cały sektor finansowy, stoi dziś w obliczu rosnącej presji regulacyjnej związanej z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Zmieniające się przepisy, rosnące oczekiwania organów nadzorczych oraz coraz bardziej szczegółowe wymagania w zakresie weryfikacji klientów i transakcji sprawiają, że firmy faktoringowe muszą stale aktualizować swoje procedury i narzędzia. Brak dostosowania się do nowych realiów może prowadzić nie tylko do uchybień formalnych, ale również do poważnych konsekwencji prawnych i wizerunkowych.

Dodatkowo, w ostatnim czasie można zaobserwować kilka kluczowych trendów, które jeszcze bardziej komplikują sytuację instytucji faktoringowych. Należą do nich m.in.:

• Coraz większa liczba transakcji realizowanych bezgotówkowo – generuje to znacząco więcej danych wymagających dogłębnej analizy oraz zwiększa obciążenie firm obowiązkami raportowymi.
• Rosnąca liczba i szczegółowość kontroli ze strony instytucji kontrolujących – np. w 2024 roku GIIF i inne organy nadzorcze przeprowadziły prawie 500 kontroli instytucji obowiązanych, wykrywając liczne nieprawidłowości, a zatem istnieje realne ryzyko sankcji za braki proceduralne.
• Poprawa ratingu Polski w ocenach FATF i MONEYVAL – zwiększa to presję na cały sektor finansowy, w tym faktoring, czyli podnosi wymagania w zakresie dążenia do pełnej zgodności z regulacjami AML.
• Dostępność nowoczesnych technologii screeningowych – firmy chcą usprawniać i automatyzować procesy KYC, co wymaga m.in. integracji z zewnętrznymi bazami danych (np. listami sankcyjnymi, CRBR, GIIF) za pomocą API.

Obowiązki AML nałożone na firmy faktoringowe

Firmy faktoringowe muszą mierzyć się z licznymi obowiązkami wynikającymi z przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Zakres tych zadań jest szeroki i obejmuje zarówno działania prewencyjne, jak i raportowe. Warto mieć świadomość, że regulacje prawne w tym obszarze od czasu do czasu ulegają zmianom, co wymaga ciągłego monitorowania przepisów oraz dostosowywania do nich wszelkich procedur i działań.

Ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego

Każda instytucja obowiązana, w tym każda firma faktoringowa, musi sporządzić na piśmie ocenę ryzyka w obszarze AML. Dokument ten powinien zawierać analizę ryzyka uwzględniającą m.in. czynniki ryzyka związane z profilem klientów (np. charakterem działalności, sposobami działania), charakterem świadczonych usług i oferowanych produktów, obszarami geograficznymi działania, a także kanałami dostaw produktów, usług i poszczególnych rodzajów transakcji.

Dokument oceny ryzyka, zawierający analizę ryzyka i wnioski, powinien być podstawą opracowania wewnętrznej procedury AML, która ujmuje w formie postanowień konkretne zasady i procesy stosowane przez dany podmiot w kontekście przeciwdziałania praniu pieniędzy. Procedura powinna zawierać m.in. zasady identyfikacji i weryfikacji klienta, mechanizmy kontroli transakcji wysokiego ryzyka oraz tryb raportowania do GIIF.

Ocena ryzyka firmy faktoringowej pozwala określić sugerowane środki bezpieczeństwa finansowego. Natomiast ocena ryzyka klienta, przeprowadzana w stosunku do indywidualnej osoby fizycznej lub podmiotu, pomaga przypisać poszczególnym klientom właściwy dla nich poziom ryzyka (niski, średni, wysoki), który determinuje intensywność i zakres stosowanych środków bezpieczeństwa finansowego, zgodnie z obowiązującą w danej instytucji procedurą AML. Co istotne, jeśli instytucja nie może zastosować odpowiednich środków bezpieczeństwa wobec danego klienta, wtedy musi odmówić realizacji transakcji lub zakończyć z nim relację biznesową.

Identyfikacja oraz weryfikacja klienta i beneficjenta rzeczywistego

Jednym ze środków bezpieczeństwa finansowego oraz istotnym elementem przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu w firmach faktoringowych jest dokładna identyfikacja i weryfikacja klienta oraz beneficjenta rzeczywistego w ramach procedury KYC, czyli Know Your Customer.

Obowiązek ten powstaje przed zawarciem stosunku gospodarczego z klientem i/lub przed przeprowadzeniem transakcji okazjonalnej na równowartość kwoty 15.000 euro lub większej – zarówno pojedynczej, jak i kilku powiązanych. Należy m.in. zidentyfikować (np. przez formularz) i zweryfikować tożsamość osoby fizycznej klienta oraz w przypadku podmiotu również tożsamość beneficjenta rzeczywistego (w czym pomaga m.in. zgromadzenie danych na temat struktury własnościowej klienta).

Ważną częścią procesu weryfikacji jest sprawdzenie, czy dany klient i jego beneficjent rzeczywisty nie znajdują się na krajowych i międzynarodowych obowiązujących w Polsce listach sankcyjnych, na polskich i międzynarodowych listach PEP, a także na liście ostrzeżeń publicznych KNF. W przypadku znalezienia podmiotu na jednej z list, instytucja ma obowiązek wdrożenia wzmożonych środków bezpieczeństwa, a w niektórych sytuacjach nawet odmowy realizacji transakcji.

Obowiązki w zakresie rejestracji i raportowania transakcji

W ramach obowiązków AML, faktorzy są zobowiązani do współpracy z GIIF.

Obejmuje to m.in. raportowanie informacji na temat transakcji ponadprogowych, czyli o wartości przekraczającej kwotę 15.000 euro, która dotyczy nie tylko pojedynczych transakcji, ale też transakcji powiązanych, które łącznie przekraczają wspomniany próg ustawowy – w terminie do 7 dni od ich realizacji.

Obowiązek raportowania do GIIF dotyczy również podejrzanych transakcji i sytuacji, czyli wszelkich okoliczności związanych z zawarciem stosunku gospodarczego i/lub przeprowadzeniem transakcji (lub z wartościami majątkowymi związanymi z taką transakcją), co do których firma podejrzewa, że mogą mieć związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu – niezwłocznie (ale nie później niż w ciągu 2 dni) i niezależnie od ich wartości.

Współpraca z GIIF obejmuje także m.in. udostępnianie dokumentów na jego żądanie oraz poddawanie się kontrolom.

Obowiązek wyznaczenia pracownika w roli AMLRO

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu nałożyła na instytucje obowiązane, a zatem również na firmy faktoringowe, zadanie polegające na wyznaczeniu osób odpowiedzialnych za należyte wykonywanie przepisów dotyczących AML. W ramach tego obowiązku konieczne jest wyznaczenie pracownika zajmującego kierownicze stanowisko, który będzie odpowiedzialny za zapewnienie zgodności działań instytucji, jej pracowników i współpracowników z przepisami z obszaru AML. Osoba w tej roli jest nazywana AMLRO, czyli Anti Money Laundering Reporting Officer. Ponadto należy pamiętać, że firma musi wyznaczyć również osobę odpowiedzialną za nadzór i kontrolę wewnętrzną realizowanych obowiązków zarówno przez AMLRO, jak i pozostałych pracowników w kontekście działań i procesów AML.

Szkolenia pracowników z tematyki związanej z AML

Szkolenia z zakresu AML są obligatoryjne dla wszystkich pracowników instytucji obowiązanych, którzy mają kontakt z klientami lub są zaangażowani w realizację transakcji finansowych. Mogą mieć one formę szkoleń stacjonarnych lub zdalnych, a nawet kursów e-learningowych. Ważne jest jednak, aby były dostosowane do sytuacji konkretnej instytucji obowiązanej, czyli do specyfiki działalności faktoringowej, a także miały charakter praktyczny, czyli realnie pomagały w codziennej pracy. Ze względu na wymogi prawne oraz wytyczne instytucji kontrolujących, należy skrupulatnie dokumentować termin, przebieg i listę obecności uczestników tych szkoleń.

Okresowy przegląd procesów, procedur i narzędzi

Na koniec warto wspomnieć o jeszcze jednym działaniu wspierającym procesy AML. Choć nie jest ono obowiązkowe na mocy przepisów prawnych, to jest dobrą praktyką zalecaną przez ekspertów (a w regulacjach europejskich uchwalonych 31 maja 2024 roku, nazwanych pakietem AML, będzie to również obowiązek) – chodzi o prowadzenie regularnych audytów AML, aby upewnić się, że firma faktoringowa działa w pełni zgodnie z regulacjami, prawidłowo wypełnia obowiązki oraz właściwie dostosowuje swoje procedury, procesy i systemy do każdej zmiany przepisów. Dla jak najlepszego wsparcia, taki audyt powinien być ekspercki i bezstronny, a jego zakres powinien obejmować m.in. ocenę faktycznych obowiązków, ryzyka, dokumentów, procedur, procesów, systemów, narzędzi i całej działalności związanej z AML.

Konsekwencje naruszeń prawa w zakresie AML

Kary za brak wypełnionych ustawowych obowiązków AML przez firmy faktoringowe mogą być bardzo dotkliwe. Wśród konsekwencji naruszeń prawa odnoszącego się do przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu ustawodawca przewiduje m.in.:

• kary administracyjne pieniężne – mogące sięgać nawet 5 mln euro lub 10% obrotu z poprzedniego roku;
• kary administracyjne niepieniężne – takie jak publikacja informacji o naruszeniu czy cofnięcie licencji;
• sankcje karne – w formie zarówno kary grzywny, jak również kary pozbawienia wolności.

Kary mogą zostać nałożone na instytucje obowiązane, podmioty działające w formie spółek, osoby prowadzące działalność polegającą na tworzeniu spółek, a także na członków zarządu w spółkach, którzy zostali wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie ustawowych obowiązków AML.

***

W dobie zaostrzonych kontroli i rosnących oczekiwań regulatorów, wdrożenie skutecznych oraz zgodnych z prawem działań w obszarze AML staje się ważnym elementem codziennej działalności firm faktoringowych. Warto więc podejść do tego tematu z należytą starannością – traktując AML nie jako uciążliwy obowiązek, ale jako inwestycję w długofalowe bezpieczeństwo, wiarygodność i reputację instytucji.

Zapraszamy do kontaktu z nami, aby skorzystać z kompleksowego wsparcia procesów AML compliance w branży faktoringowej – m.in. specjalistycznych narzędzi do weryfikacji klientów i beneficjentów rzeczywistych na listach sankcyjnych i listach PEP, a także szkoleń, dokumentów, procedur i audytów dostosowanych do potrzeb Twojej firmy!